Firmar PDFs en la Era Digital: Métodos y Herramientas

Desde los tiempos de la pandemia del COVID-19, un gran número de empresas se pasaron a los formatos en línea y necesitaban nuevas formas de trabajar con papeles. Uno de los aspectos esenciales era la firma de documentos. ¿Es seguro hacerlo en línea? ¿Debe la empresa enviar faxes y escanear papeles para que los clientes los firmen? Lo cierto es que la firma electrónica es totalmente segura. Descubra cómo añadir su firma electrónica a un archivo PDF en un abrir y cerrar de ojos. 

¿Qué es una firma electrónica?

Básicamente, es un análogo de su firma principal en un espacio electrónico. En términos oficiales, una firma electrónica es un sello criptográfico - por lo tanto, representa plenamente su voluntad y funciona como una firma hecha en papel. A diferencia de las firmas en papel, las electrónicas utilizan la llamada infraestructura de clave pública. Significa que usted no solo firmar electrónicamente un PDF, sino que confirma oficialmente este papel con una clave electrónico. 

Puede sonar difícil, pero de hecho, es un análogo completo de la firma tradicional que se utiliza cuando se necesita firmar PDF o cualquier otro papel electrónico. 

Una Empresa Me Pidió Que Firmara Papeles En Línea: ¿Es seguro? 

La principal cuestión que preocupa a los usuarios es la seguridad de este método. A pesar de que los dos tipos de firma son iguales, la gente sigue preocupándose. Puede estar tranquilo en el aspecto de la seguridad, ya que la firma electrónica reúne estas características: 

• Legitimidad. La firma electrónica está reconocida oficialmente en muchas regiones, incluidas la Unión Europea y Estados Unidos. Por lo tanto, en la mayoría de las circunstancias, tiene el mismo estatus y está protegida por la ley.

• Ciberseguridad. Los documentos electrónicos y la firma PDF están aún más protegidos que los offline. El almacenamiento en la nube y los servidores donde se guardan están perfectamente protegidos con medidas de ciberseguridad. 

• Jerarquía de los signos. Los signos electrónicos tienen tres niveles de autoridad: simple, avanzado y cualificado. Así, una firma se utiliza no solo para firmar PDF papeles, sino para demostrar su estatus y el nivel de protección.

Lo que debe recordar es que la firma electrónica está protegida por las leyes estatales, igual que los documentos en papel. Por lo tanto, no debe preocuparse por la seguridad. 

¿Cómo firmar un archivo PDF?

Firmar electrónicamente un PDF incluye varios pasos. Pero no se preocupe: el proceso es largo solo la primera vez, cuando elabora la propia firma. Después, se añadirá a los documentos con un solo clic. Veamos cómo procesarla. 

Seleccionar la herramienta segura

El segundo paso es encontrar una herramienta online para firmar PDF que sirva para firmar los papeles. Debe ser un servicio fiable que admita un formato en línea. Además, considere qué formatos de documentos están disponibles: en el futuro, es posible que necesite archivos PDF y DOC. Además, comprueba las reseñas y descubre lo rápido que funciona. Los archivos PDF pueden ser grandes y tardar un poco en abrirse, por lo que elegir una herramienta online rápida es imprescindible. 

A continuación, comprueba su política de privacidad. La herramienta para firmar PDF debe almacenar los papeles en un servidor seguro y con perfil de confidencialidad. Algunos documentos, como los acuerdos de confidencialidad, no deben estar disponibles para otros usuarios. Por lo tanto, compruebe si el documento es privado o incluso si se elimina del servidor después de firmarlo y enviarlo.

Firmar el documento

Por último, ya está listo para agregar firma a PDF. Después de recibir el documento, debes seguir los siguientes pasos:

1. Abra el documento en la herramienta de firma electrónica para firmarlo.

2. Seleccione la función "firmar PDF".

3. La herramienta le pedirá que suba su archivo de firma. Se encuentra en su almacenamiento en la nube o directamente en el dispositivo.

4. A continuación, el proceso de firma se iniciará automáticamente.

5. Reciba el documento firmado. 

Después de eso, el documento está firmado. En algunos casos, recibe el archivo y lo envía al cliente manualmente. Algunos servicios le permiten enviar el archivo automáticamente. 

Conclusión 

En resumen, puede que necesite insertar firma en PDF para mejorar el formato de trabajo en línea. Ayuda a evitar el uso de escáneres o faxes y reduce el uso de papel. Firmar documentos electrónicos es tan seguro como hacerlo offline. Para ello, solo es necesario crear una firma electrónica y utilizarla correctamente en los archivos PDF. Los mejores asistentes para ello son las herramientas PDF en línea que permiten enviar y añadir firma a PDF documentos en línea.