El material de oficina: un aliado infalible en la organización del día a día

Organizar y ordenar no es lo mismo, a pesar de que una inmensa mayoría todavía confunde estos dos términos. De hecho, alguien puede ser ordenado y desorganizado, así como organizado y desordenado.

La persona organizada cumple con sus objetivos porque es capaz de asignar el tiempo adecuado a cada tarea. De igual modo, si se trata de algún aspecto material, esta persona puede indicar fácilmente el lugar en el que se encuentra un objeto concreto, ya que los tiene organizados, es decir, localizados acorde a un criterio personal que le resulta efectivo a la hora de saber qué ítem ocupa qué espacio.

En cambio, el orden tiene que ver más bien con la disposición de estas cosas materiales en el espacio. Si seguimos con el ejemplo material, la persona ordenada puede tener su habitación visualmente muy atractiva, al estar cada ítem en su sitio, sin ocupar otro lugar que no sea el que la persona le ha otorgado, pero no por ello estarán los ítems localizables. Una persona desorganizada puede tener su habitación ordenada, pero no organizada (siendo incapaz de indicar dónde se encuentra cada objeto).

Por este motivo, hay personas muy desordenadas, con su vida planteada de un modo aparentemente arbitrario cuando, en verdad, saben qué tareas han de hacer y cuándo realizarlas (organización). Ni que decir tiene que, por supuesto, lo ideal es que la persona organizada sea también ordenada, pero la realidad es que son dos términos distintos; dos conceptos diferentes que no siempre convergen en una misma persona.

Por ello, para quien sea organizado o no, pero sí quiera cumplir con sus objetivos, el material de oficina se vuelve un aliado infalible para la consecución de esas metas que la persona se plantea alcanzar en su día a día. ¿Qué sería del mundo sin las notas adhesivas ni las carpetas fundas?

Ventajas de organizarse a tiempo:

La agenda, los post-its (o notas adhesivas), las fundas, las subcarpetas y carpetas, los portafolios, los calendarios de mesa o de pared, etc. son todos clave para tener una buena organización, además de garantizar el orden dentro de las tareas pendientes. Además, permiten también mantener los documentos clasificados incluso por temáticas. Así pues, todos estos materiales suponen importantes beneficios para quien los utiliza:

1. En el ámbito laboral, contar con una agenda y unas cuantas notas adhesivas permite, ya de entrada, ser más eficiente y desempeñar con más éxito los servicios que se prestan.
2. En relación al punto anterior, se aumenta la productividad y se reduce el estrés. Esto se debe a que cada tarea tiene un tiempo límite asignado.
3. Se gana visibilidad: las tareas se ven a simple golpe de vista, pudiéndose organizar con colores distintos, para rápidamente barrerlas con la mirada y componerse un esquema mental de qué asuntos pendientes se tienen para ese día.
4. En el caso de las notas adhesivas, éstas reportan la ventaja de la flexibilidad: reorganizarse entra dentro del proceso de organización, ya que a menudo surgen imprevistos o cambios de úlima hora. Las notas adhesivas pueden fácilmente desplazarse de un lugar de la agenda a otro, sin que haya que tachar nada.
5. Mejora la relación con las personas, ya que se atienden todos los quehaceres (incluso los compromisos con terceros) sin que ninguna tarea quede sin llevarse a cabo.
6. Se minimiza la ansiedad. La agenda y el calendario contribuyen a establecer metas a corto y largo plazo. Una vez estas metas quedan ya volcadas en la agenda, la persona no necesita mantenerlas en su mente, a riesgo de olvidarse de alguna de ellas, y a riesgo también de saturarse de información. Consultar la agenda cuando es necesario es más que suficiente.
7. Respecto a las carpetas y fundas, son especialmente útiles para guardar documentos, todos ellos rotulados debidamente. De hecho, son complementarias: las fundas pueden incluirse en carpetas, y cada funda albergar un tipo de material distinto, separando así una documentación de otra.

Planificarse con post-its y fundas:

Los post-its son notas adhesivas de colores diversos. El formato clásico es el cuadrado, sin embargo, hoy día, también los hay rectangulares, circulares, con formas de camiseta (incluso)... Las dimensiones son también diversas: los hay grandes, medianos, pequeños... Incluso algunos en formato de separador. La principal característica es que pueden pegarse a cualquier superficie: ordenador, agenda, impresora...; allá donde se quiera dejar una nota al compañero del próximo turno, un recordatorio para uno mismo...En el caso de los estudios, los alumnos recurren a las notas adhesivas para señalar qué partes del contenido necesitan repasar al día siguiente. Del mismo modo, las fundas de plástico, preservan los documentos del polvo y de cualquier otra incidencia que pueda dañarlos (tal es el caso de las bebidas y comidas que posiblemente pudieran verterse sobre las tareas de clase, informes médicos que convienen conservar, documentos oficiales de la empresa, etc.).