La Mesa de las Cortes de Castilla-La Mancha ha aprobado nuevas normas sobre la gestión, conservación y eliminación de los documentos y archivos del Parlamento, entre las que se incluye la creación de una Comisión de Documentos que, como órgano colegiado, estudiará y valorará los documentos y series documentales producidas o tramitadas por la Cámara respecto a su utilización, conservación, eliminación y política de acceso.
Según las citadas normas, publicadas en el Boletín Oficial de las Cortes y recogidas por Europa Press, la Comisión de Documentos tendrá una participación plural y representativa de las distintas direcciones administrativas relacionadas con la documentación objeto de estudio.
La Comisión estará compuesta por el letrado mayor-secretario General de las Cortes de Castilla-La Mancha en calidad de presidente, el titular de la Dirección de Gestión Documental de las Cortes, la titular de la Jefatura de la Sección de Archivo del Parlamento, el titular de la Dirección y el responsable de la Unidad administrativa productora de la documentación sujeta a valoración, el titular de Coordinación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el titular de la Dirección de Servicios Jurídicos, que actuará como secretario de la Comisión con voz y voto.
Este órgano se constituirá en el plazo de tres meses, podrá recabar informe o asistencia del personal al servicio de la Cámara, así como de profesionales cualificados cuando así se estime conveniente para asesorar técnicamente a la misma. Este órgano se reunirá a petición de cualquiera de sus miembros y sus acuerdos se adoptarán por mayoría simple.
La Comisión se encargará de elaborar las fichas de valoración de las series documentales, elevar a la Mesa de la Cámara la propuesta de valoración de documentos y series documentales para su aprobación, formular las propuestas de eliminación o sustitución del contenido en soporte distinto del original, aprobar los criterios técnicos para el tratamiento y preservación de los documentos en soporte sensible y determinar, en su caso, el envío de la propuesta de calendario a la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha para su dictamen, en cumplimiento de la normativa vigente en la materia.
Según las normas, serán objeto de valoración para determinar su conservación o, en su caso, su eliminación todos los documentos y series documentales producidos o recibidos por las Cortes de Castilla-La Mancha en el ejercicio de sus funciones, así como los de los órganos creados con relación de dependencia de la Cámara que hayan transferido sus fondos a las Cortes de Castilla-La Mancha en cumplimiento de las leyes de supresión de los mismos.
La Comisión de Documentos elevará a la Mesa de la Cámara para su aprobación una propuesta de valoración de documentos y series documentales que una vez aprobada constituirá el calendario de conservación y acceso y será publicado en el Boletín Oficial y en la página web de las Cortes de Castilla-La Mancha.
También se hará constar que no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que la autorización, en caso de ser impugnada, adquiera firmeza. La propuesta deberá ser aprobada por la Mesa de la Cámara y se publicará en el Boletín Oficial y en la página web de las Cortes de Castilla-La Mancha.
DOCUMENTO
Se entiende por documento toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, en cualquier tipo de soporte material que refleje las funciones y actividades de la Cámara. Se incluyen también los ficheros de datos automatizados y los entornos de ejecución que permitan el tratamiento de su información, así como los contenidos de las sucesivas etapas de información y difusión de la actividad parlamentaria albergados en la página web. Se excluyen de este concepto los ejemplares múltiples de obras editadas o publicadas.
No será de aplicación a la documentación que contenga información de carácter auxiliar como la contenida en copias o fotocopias, notas, borradores, formularios, plantillas y cualquier otra carente de valores primarios o secundarios, que podrá ser eliminada directamente por los responsables de las unidades administrativas antes de su transferencia al Archivo, siempre que los originales estén completos, localizados y en buen estado de conservación o no deban incorporarse a los expedientes por medio de diligencia de persona u órgano competente.
