Domingo. 11.12.2016
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El archivo de la UCLM custodia 19.000 cajas y 200.000 registros electrónicos

El archivo de la UCLM custodia 19.000 cajas y 200.000 registros electrónicos. De izda. a dcha. Luisa María Hernández, María Isabel Sánchez, Pilar Gil y Ana Belén Tercero
El archivo de la UCLM custodia 19.000 cajas y 200.000 registros electrónicos. De izda. a dcha. Luisa María Hernández, María Isabel Sánchez, Pilar Gil y Ana Belén Tercero
El archivo de la UCLM custodia 19.000 cajas y 200.000 registros electrónicos

El archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) ha celebrado este jueves en Ciudad Real la jornada 'El archivo no es una isla: cooperación y transversalidad en archivos' con la que quiere conmemorar su veinte aniversario como "garante de la conservación, gestión y difusión de su patrimonio documental".

Durante la inauguración se ha hecho también mención a su trabajo actual y a sus retos en el marco de la sociedad del conocimiento y de la información, según ha informado en nota de prensa la Universidad de Castilla-La Mancha.

El gerente de la institución, Tomás López, ha manifestado que dicho servicio "ha tenido, tiene y adquiere día a día mayor importancia en la generación y el mantenimiento del conocimiento de la Universidad".

Aunque la historia y lo hecho hasta la fecha por el equipo de archiveras de la UCLM ha sido prolija e "importante" para el funcionamiento de la institución, su directora, Pilar Gil, ha indicado que esta jornada se ha centrado "en el aquí y el ahora", ya que el archivo "no es lo que era".

Lejos de la imagen de guardián y depósito de legajos históricos que muchos tienen en mente, "ahora adquiere una serie de responsabilidades mayores que ya asume y que le son favorables en el contexto actual", ha dicho Gil.

De ahí, ha explicado su directora, que a lo largo de este encuentro en el que participan archiveros, bibliotecarios, documentalistas, alumnos y público en general, se ha hablado sobre política administrativa, uso de las redes sociales, planes estratégicos aplicados al archivo o documentos y datos al servicio de decisiones y transparencia, entre otras cuestiones.

LA HISTORIA DEL ARCHIVO DE LA UCLM

La Universidad de Castilla-La Mancha se creaba por ley en 1982 y sus Estatutos recogían la creación de su archivo, aunque hubo que esperar hasta 1996 para verlo nacer como archivo administrativo, figura que sigue siendo, ya que como ha explicado su directora, "fondos históricos tenemos muy pocos".

En su puesta en marcha jugó un papel "fundamental" el profesor de la UCLM, Francisco Alía, entonces director de la Biblioteca General Universitaria y al que hoy Pilar Gil ha agradecido públicamente su empeño, porque además "fue él quien puso al archivo en la senda de la cooperación". También ha recordado a los distintos secretarios generales, porque "de ellos ha dependido el archivo".

Hasta 1996 eran las unidades administrativas, los centros docentes y los departamentos los encargados de custodiar los diversos documentos generados. Dos años después, en 1998 se aprobaba el reglamento del servicio y se creaba el Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha. Además, se convertía en el primer archivo universitario en crear su página web.

A aquellas fechas le siguieron otras claves en la vida del archivo: en 2000 ofrece una lista de distribución, en 2001 implementa un sistema integral de gestión electrónica de documentos y ofrece un catálogo en línea de consulta de documentos y expedientes administrativos, en todos ellos fue pionero.

También en el calendario se marca en rojo el año 2002 y 2006, cuando se publica el mapa de archivos universitarios españoles e iberoamericanos, respectivamente; 2007, con la puesta en marcha de la fototeca digital de la UCLM; 2009, con el nacimiento del repositorio digital RUIdeRA.

En el 2012, con el proyecto de gestión documental institucional de la UCLM en formato electrónico para su difusión web; y 2016, en el que ve la luz el proyecto de implantación del archivo del Campus de Albacete. Por delante quedan varios retos como la llegada del servicio a los campus de Albacete (ya ha empezado) y de Toledo y el archivo electrónico único.

El archivo de la UCLM nació ya informatizado. A día de hoy custodia documentos y expedientes administrativos en soporte papel con valor legal, administrativo, informativo, científico e histórico; documentos electrónicos de tipo normativo y registros de información electrónica. Esta información queda recogida en 19.000 unidades de instalación (cajas de cartón) y en aproximadamente 200.000 registros electrónicos.

En la jornada conmemorativa ha colaborado la Facultad de Letras del Campus de Ciudad Real. En la apertura del encuentro, la secretaria del centro, Raquel Torres, ha felicitado al equipo de archiveras por el trabajo realizado y ha animado a los asistentes a participar en este foro.

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